¿Qué es un Procedimiento Operativo Estándar (SOP)?
Un Procedimiento Operativos Estándar o Procedimiento Normalizados de Operación (PNO o SOP según las siglas en inglés de Standard operating procedure) son guías que contienen las instrucciones necesarias para operar de manera estandarizada, y asegurar el cumplimiento de los lineamientos clave para desarrollar productos o prestar servicios de calidad, y cumplir con los requisitos específicos de la industria. La normalización de las etapas de trabajo promueve un sistema de calidad sostenible y evita la pérdida de horas de trabajo debido a incidentes, accidentes laborales o periodos de inactividad.
En principio, los procedimientos operativos estándar son adecuados para todas las industrias, pero, tratándose de industrias de la construcción, fabricación, o de productos farmacéuticos, los PNO son esenciales.
Los PNOs ayudan a los empleados -sin importar su nivel de experiencia- a determinar con facilidad cómo, cuándo y qué actividades o gestiones deben realizar. Para que los empleados puedan recordar cada detalle de un procedimiento, las guías deben ser cuidadosamente preparadas, contemplar todos los criterios de evaluación y métricas, y proporcionar instrucciones estructuradas en caso de problemas o emergencias. Todo esto puede ser incorporado en listas de verificación. Con listas de control inteligentes puedes cerciorarte que el SOP se implementa adecuadamente y que tu organización alcance los más altos niveles de calidad. ¿Deseas saber más?
Aprende de este artículo lo siguiente:
- Cuándo es necesario un PNO y cuáles son las ventajas de implementarlo.
- Cómo se redacta un procedimiento operativo estandarizado: Sigue este formato.
- Cómo implementar un PNO en la organización: Uso de listas de control.
- Qué tecnología usar para garantizar el cumplimiento de los PNOs: Lumiform tiene la solución.
¿Cuándo es necesario un PNO y cuáles son las ventajas de implementarlo?
Los PNO son los documentos que contienen las instrucciones mínimas necesarias para llevar a cabo una operación de manera reproducible. Pues, describen de forma específica y clara, las actividades relacionadas directa o indirectamente con el manejo, control, conservación y venta o suministro de productos, equipos, maquinarias o servicios. Por tanto, un PNO es necesaria cuando:
- Existen nuevos procesos
- Se requiere dar capacitación a los nuevos empleados
- Debe impartirse cursos de formación
- Se debe especifar cómo realizar las tareas de alto riesgo
- Se quiere implementar trabajos rutinarios
La planificación es la mitad de la batalla: Esta declaración es la base del principio SOP ya que la planificación minuciosa y exhaustiva de actividades es lo que llevará a la organización a implementar procesos estandarizados de forma segura, rentable y de alta calidad con comparativamente poco esfuerzo.
A continuación, te describimos las 3 ventajas principales de usar PNO:
1. Garantía de calidad
Con el fin de satisfacer las expectativas de los clientes, los procesos de trabajo siempre deben llevarse a cabo de la misma manera para garantizar un producto satisfactorio y salvaguardar la reputación de la empresa.
2. Seguridad de los empleados
Gracias a los PNO, los empleados pueden estar bien informados sobre los posibles riesgos y peligros en el lugar de trabajo, y sobre cómo prevenirlos adecuadamente. Con una guía detallada, que desglosa todos los posibles riegos y peligros, se informa y se capacita debidamente a los empleados, sensibilizándolos para la correcta ejecución de los procesos de trabajo.
3. Rentabilidad
La estandarización de los procesos de trabajo conduce a menos fallos y tiempos de inactividad y a una calidad continua.
Cómo se redacta un procedimiento operativo estandarizado?
El contenido de un PNO puede variar en gran medida dependiendo del propósito, industria, objetivo o proceso. Sin embargo, el formato de PNO debe incluir las siguientes 3 secciones centrales para ser efectivo dentro de una organización:
- ¿Cuál es el propósito que se persigue?
- ¿Por qué es necesario un PNO?
- ¿Qué hay que cambiar en este proceso?
1. Propósito: Esta sección cumple el objetivo de establecer qué se necesita lograr y por qué. Las siguientes preguntas claves pueden ser planteadas:
2. Cobertura: Esta sección describe el grupo objetivo, es decir, las personas que deberían adherirse a los PNO. Se debe enumerar las tareas y responsabilidades relevantes, explicar lo que no entra en el ámbito de este particular PNO y referirse a otros documentos de ser necesario.
3. Procedimiento: Este informe contendrá una lista de los pasos detallados que se deben considerar para asegurar la realización efectiva de las tareas mencionadas. Los pasos del procedimiento deben ser escritos en un formato ordenado, conciso y fácilmente comprensible. Debe especificarse, de ser oportuno, las consecuencias negativas de no seguir el procedimiento u las obligaciones legales y las sanciones en caso de incumplimiento.
Formato general de un procedimiento operativo estándar
En general, el formato PNO incluye las siguiente 6 secciones:
1. Página frontal: La página de título contendrá el título completo del PNO, el número del PNO, el número de versión o fecha de aprobación, el nombre y la firma del autor, el nombre y la firma de la persona que autoriza el formato del PNO y la fecha de la firma.
2. Contenidos: El PNO debe contener un índice, los números de página y el número total de páginas en el que se describe el procedimiento operativo estándar.
3. Objetivo: Se debe definir con claridad el propósito y el alcance del procedimiento operativo estándar.
4. Procedimiento: El describe el procedimiento, sus fases o secciones en detalle y los pasos a seguir.
5. Aseguramiento de calidad: El fijan los criterios de control de calidad y seguridad del producto, servicio, sistema o proceso.
6. Referencias: Se inclyen todos los PNO asociados con el proceso.
Si deseas conocer más fondo cómo realizar una guía de proceso estándar, te recomendamos leer esta guía SOP.
4 consejos para redactar un PNO
- Enfócate en las tarea concretas que, una vez completadas, te lleven una a una a cumplir con el objetivo de la organización.
- Los pasos o tareas deben ser descritas de la manera más simple y comprensible posible. Trabaja en conjunto con tu equipo para que no se te olvide considerar ni un solo detalle.
- Identificarse todos los posibles riesgos y peligros durante los proceso y explica detalladamente cómo deben prevenirse.
- Realiza lista de verificación para que los empleados y trabajadores puedan realizar sus actividades de manera estandarizada. No confies en la memoria de las personas de turno.
¿Cómo implementar un PNO en la organización? Importancia de usar listas de control.
Al contar con plantillas de procedimientos, te aseguras que todos los requisitos de calidad y seguridad sean incluidos, considerados y cumplidos por el personal y supervisores. Por ejemplo, mediante plantillas puedes cerciorarte que las siguientes actividades se realicen con estricto apego a los criterios de seguridad y calidad:
- Inspecciones de limpieza de habitaciones de hotel. El PNO cumple la función de fijar los pasos a seguir para comprobar que la habitación de huéspedes se encuentra reluciente.
- Desinfección de las superficies de contacto con alimentos. Aquí, la finalidad de estandarizar el proceso es prevenir enfermedades de origen alimentario asegurándote de que todas las superficies de contacto con alimentos se limpian y desinfectan con precisión.
- Los operadores de una farmacia pueden basarse en un PNO para saber claramente cada una de las actividades a realizarse: desde el manejo, control y conservación de los productos farmacéuticos, hasta la venta o suministro de los mismos. Existen PNOs mucho más detallados, como la guía sobre cómo utilizar una máquina de prensado de tabletas farmacéuticas.
Es por esto que se puede afirmar que el PNO ayuda al bienestar de los trabajadores y de la compañía. Pero, para que el beneficio sea real, es importante tomar en cuenta los siguientes 3 puntos en la implementación del PNO:
Hacer el PNO accesible para todos
El PNO no solo debe ser accesible para todo el personal en todo momento, sino que también debe ser leído y utilizado mandatoriamente. En algunos casos, esto será incluso solicitado por la ley, por lo que deberás documentar debidamente las instrucciones y formación realizadas a los trabajadores.
No dejes preguntas abiertas
En los cursos de formación, donde deberían ser introducido los SOPs, debería ser posible hacer consultas. El personal debe saber a quién pueden contactar en cualquier momento en caso de dudas o preguntas.
Control
Es indispensable vigilar regularmente la correcta ejecución de las actividades mediante auditorías internas, además de advertir sobre violaciones puntuales, y reaccionar en caso de repetidas violaciones para mantener la seguridad y calidad de los procesos.
¿Cómo digitalizar el cumplimiento de los SOPs con Lumiform?
Los PNO son documentos muy importantes para una organización ya que permiten que las operaciones sean reproducibles, permitiendo un manejo y control efectivos de la calidad de productos y servicios y seguridad en el lugar de trabajo. ¿Te imaginas poder gestionar un control centralizado y en constante comunicación y coordinación con tu equipo de trabajo?
Lumiform te facilita la estandarización de procesos gracias a su software y app, que te permiten crar o utilizar plantillas digitales de PNO y asegurar la realización de CADA PASO que compone un proceso por parte de TODO el personal de la organización. Con nuestras checklists digitales puedes:
- Controlar el cumplimiento de requisitos de seguridad y calidad, al igual que el cumplimiento de la normativa y política interna.
- Generar datos en tiempo real sobre tus procesos, lo que permite que la calidad y la seguridad se puedan medir para tener referencias para mejorar continuamente los procesos.
- Obtener una visión general de todo lo que está sucediendo en las distintas localizaciones.
- Acceder a informes generados automáticamente, lo cual te ahorra tiempo de análisis de procesos.
- Aumentar la eficiencia de los procesos internos: Puedes resolver los incidentes hasta 4 veces más rápido que antes a través de nuestro sistema de comunicación eficiente.
- Identificar más rápidamente las áreas que necesitan especial atención .
- Digitalizar listas de control a través de la herramienta para crear formularios digitales de Lumiform.
- Completar las listas de control fácilmente y en menos tiempo que los listados en papel o en Excel y sin margen de error para los empleados.
- Con Lumiform, los controles se completan aproximadamente un 30% – 50% más rápido.
Prueba Lumiform gratis
